La IC toma sus bases de los sistemas de inteligencia de estado y comparte con ellos las fases del proceso de obtención y procesamiento de información, denominado "ciclo de inteligencia". Este ciclo tiene como propósito ordenar la búsqueda y explotación de la información, y conducirla hasta su presentación a los tomadores de decisiones.
El ciclo inicia con la evaluación acerca de los riesgos y las oportunidades a los que se enfrenta el cliente, y la consecuente integración de una Agenda de Riesgos que los priorice. En ella se incluirán aquellas situaciones internas y externas que pueden afectar el entorno de la empresa y su área de influencia.
Los factores a considerar podrán estar relacionados con el entorno general de la empresa, es decir todos aquellos elementos que puedan afectarle en forma directa o indirecta, tales como la situación política, social y/o económica de un país; y su entorno competitivo, elementos que afectan específicamente al sector al que pertenece, como son las reglas de la competencia, los competidores a los que se enfrenta, los indicadores que afectan la rentabilidad de su sector, etc.
La elaboración de la AR debe ser realizada en coordinación con el cliente buscando que participen los niveles gerenciales de su empresa, a efecto de acordar conjuntamente los riesgos y las amenazas que pueden impactar a su empresa.
De los temas incluidos en la agenda de riesgos derivarán los Elementos Esenciales de Información (EEI´s), que son las variables o factores que se requiere conocer sobre cada tema y que permiten darle seguimiento. En el entorno competitivo, por ejemplo será indispensable conocer por ejemplo: cuales son los competidores más importantes, cómo están organizados, quienes son sus socios comerciales, cual es la política de precios, los nuevos productos que ofrecen en el mercado, etc.
Los EEI´s deben definirse de la forma más específica posible y de acuerdo a criterios de prioridad, para que los resultados de la búsqueda sean concretos.
El ciclo continúa con el proceso de Investigación, a través del cuál se recolecta la información contemplada en los EEI. Para darle orden y coherencia a este proceso se deben preparar los planes de búsqueda; se desarrollan redes de información externa y se definirán y explotarán las fuentes de información abierta, entre los que se encuentran bases de datos especializadas del sector de interés del cliente, revistas, estudios específicos de mercados, etc.
El tercer paso del ciclo es el Análisis. En esta fase se analiza la información recopilada, se valida, se complementa, se contextualiza y se proponen líneas de acción.
La difusión oportuna de la información a los tomadores de decisión, en este caso al cliente, es el cuarto paso del ciclo de inteligencia. El ciclo se cierra finalmente con la explotación de la información, actividad que corresponde en este caso al cliente y a su cuerpo directivo.